Facilities Management Conhecendo as origens para desbravar o futuro
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Portal Revista Infra - segunda-feira, novembro 12, 2018
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Facilities Management: Conhecendo as origens para desbravar o futuro
As mudanças que alteraram a forma como os custos de instalações são considerados nas empresas e muito mais

Monteiro Lobato, em sua obra de ficção, o Presidente Negro (1926), diz:

"[...] O que se dará é o seguinte: o radiotransporte tornará inútil o corre-corre atual. Em vez de ir todos os dias o empregado para o escritório e voltar pendurado num bonde que desliza sobre barulhentas rodas de aço, fará ele o seu serviço em casa e o radiará para o escritório, em suma: trabalhará à distância."

Lobato, já em 1926, antes de assumir a posição como adido comercial junto ao consulado brasileiro em Nova York, escreve o Presidente Negro, um livro de ficção científica inspirado nas obras de H. G. Wells. Por meio do seu incrível talento visionário, Lobato antecipa tecnologias (como a Internet, por exemplo), através das lentes do seu "porviroscópio", um aparelho que permitia ver o futuro e experimentar antecipadamente todas as transformações vivenciadas pela humanidade até o ano de 3527.

Apesar de não termos um "porviroscópio", sabemos que o mundo do trabalho está em constante transformação. Na antiguidade clássica, por exemplo, o trabalho era basicamente escravo. Na idade média, tínhamos os servos que sustentavam os chamados "senhores feudais". Na idade moderna, as grandes navegações impulsionaram o desenvolvimento do comércio. A partir do século XVIII, tivemos a Revolução Industrial como grande marco. Hoje, a sociedade industrial já ficou no passado e experimentamos a nova ordem capitalista, com o aparecimento dos mercados globalizados. Nas últimas décadas, o escritório, como ambiente de trabalho, tem aumentado a sua importância devido à migração da sociedade originalmente agricultora e depois industrial, para basicamente trabalhadores de escritório, produtores de conhecimento e serviços em sua grande maioria.

O Mercado Imobiliário vem acompanhando o desenvolvimento do mercado de trabalho desde a economia rural até a sociedade capitalista de hoje. Se pensarmos que em 1940, apenas 26% da população mundial era urbana e que esse percentual, em um período de 60 anos, aumentou para 81%, temos um enorme movimento migratório que demandou um esforço colossal de construção para atender às necessidades de trabalho e infraestrutura dessa população.

Migração rural para as grandes cidades. Imagem de Sebastião Salgado.

Acompanhando esta expansão, o capital passa a ser empregado como forma de investimento e valorização financeira. Esta afirmação é evidente quando se observa as categorias de ativos que compõem a carteira dos fundos de pensão das companhias de seguro e dos bancos, em que os ativos de base imobiliária têm uma participação significativa. Nessa vertente, verificamos que o primeiro propósito das propriedades (prédios e instalações), é operar como fonte de investimento.

A propriedade, além de fonte de investimento, possui também o propósito de servir como ativo operacional que serve para dar suporte às atividades do negócio que ocupa a propriedade. Neste contexto, o espaço de trabalho deixa de ser visto somente como uma taxa de retorno sobre um investimento específico e passa a ser encarado como um elemento de interação humana.

Esse processo de transformação mudou também a forma como os custos de instalações eram considerados dentro das organizações. Até a década de 70, as instalações de uma empresa eram vistas como algo necessário, muito parecido com um fator "estático" de produção, requerido para acomodar os processos de produção dos negócios. Despesas prediais eram vistas como "custos afundados" que não podiam ser evitados. O nível de gerenciamento associado ao controle dos custos prediais não era considerado como suficientemente exigente ou complexo para necessitar de habilidades de especialistas ou ainda da atenção dos executivos Seniors de negócio. Resumindo, as despesas prediais eram um "mal necessário"...

A prolongada crise econômica mundial da década de 70 - Crise do Petróleo - e a de meados de 1980 trouxeram consigo uma renovação sobre controle dos custos, principalmente os relacionados à energia. O foco no monitoramento do consumo de energia nos prédios ocupados trouxe à tona a dimensão do "espaço" das instalações da empresa. Para muitas corporações de grande porte, a revelação de que, depois dos custos com pessoal, a categoria de custo mais expressivo era relacionada às instalações prediais, reforçou a importância estratégica dos imóveis como recurso de negócio, e com ela a necessidade de gerenciar este recurso de uma forma muito mais eficaz do que no passado.

Bomba vazia em 1979. Imagem de Antônio Lúcio/Estadão.

Também na década de 70 e 80, ocorreram ciclos de expansão e contração do mercado imobiliário internacional, o que pegou diversas empresas desprevenidas. A combinação de contratos de aluguel de longo prazo fechados devido à previsão otimista de crescimento, seguido por um período de recessão econômica, acabou gerando excesso de capacidade imobiliária em muitas organizações (muito parecido com o que vivenciamos no Brasil na última década). Para muitas empresas de grande porte, a queda das vendas coincidindo como aumento de custos de ocupação fez com que o foco da alta gerência fosse direcionado para os custos de operação incluindo o excesso de capacidade imobiliária.

Apesar das crises de 70 e 80 terem mostrado efetivamente a importância do gerenciamento do espaço de trabalho como diferencial competitivo, a criação do termo Facilities Management já era utilizado desde a década de 60. Esse "marco" foi estabelecido a partir de uma pesquisa de FM, onde um painel de contribuidores internacionais foi questionado sobre a primeira vez que eles haviam ouvido falar no termo Facilities Management. A data mais antiga foi do ano de 1968. De acordo com Norman Rose, Diretor geral da BSA (1), o termo Facilities Management foi utilizado pela primeira vez por Henry Ross Perot quando ele fundou a EDS (Electronic Data System). O termo era utilizado para descrever a terceirização de atividades de TI, inicialmente prestando serviços a bancos, para a Medcaid e Medicare no Texas.

Ross Perot - Fonte

Existem ainda outros autores que defendem que o "Facilities Management" foi originado no final da década de 60, nos Estados Unidos, para descrever a crescente prática de bancos terceirizarem a responsabilidade de processamento das transações de cartões de crédito para provedores especializados. O registro mais antigo traçado até hoje por meio de bancos de dados da Internet, descreve Facilities Management como a área que daria suporte à operação de cartões de crédito:

"O cartão de crédito abre um novo conjunto de problemas que requerem comunicação inteligente entre os centros de processamento dos cartões de crédito em uma base nacional. Com este requerimento vem a necessidade por redes mais amplas de terminais para permitir que os comerciantes obtenham informação imediata de crédito e também para registrar e processar toda a informação pertinente à venda."

Nesta época, o escopo de FM não englobava sistemas de mobília modular e projetos de escritórios. Essa nova abordagem teve início no final da década de 70, quando produtores de mobiliários passaram a desenvolver sistemas cada vez mais sofisticados, que estavam muito mais avançados que os projetos e mentalidade dos administradores, que procuravam novas cadeiras e mesas do que exatamente usar o mobiliário para ocupar o ambiente de forma mais eficiente, visando melhorar a interação humana e fluxos de comunicação no espaço de trabalho.

A Herman Miller, fabricante de mobiliários, ao analisar este cenário, verificou que precisava interagir com clientes mais inteligentes, os quais poderiam entender a importância do planejamento e valor do espaço e das diferentes configurações que poderiam ser alcançadas por meio dos novos "sistemas de mobiliários" desenvolvidos por ela. Em 1978, a Herman Miller reuniu um grupo de conselheiros de propriedades e usuários com visões avançadas sobre o espaço de trabalho em uma conferência intitulada "Facility Influency on Produtivity", em Ann Arbor (Michigan), para discutir tendências de desenvolvimento de projetos de escritório, utilizando a terminologia de Facilities Management. Muito rapidamente, este grupo se intitulou Facilities Management Institute (FMI), e é a este instituto que é creditada por alguns autores a criação do termo Facilities Management, sendo dado a uns dos criadores deste grupo, Dave Armstrong, o título não oficial de "pai" do FM.

Dave Armstrong - Fonte

O FM foi fundado em Ann Arbor, em Michigan, no ano de 1979, como uma ramificação da empresa principal Herman Miller Inc. O propósito era estabelecer e desenvolver o FM como uma nova ciência gerencial e atividade profissional. FMI liderou assim o trabalho base do reconhecimento organizacional da importância de FM no planejamento estratégico corporativo, com ênfase na utilização do espaço.

Registros sobre a origem do termo FM remotam da data de Abril de 1983, quando Sir Monty Finniston falou para a Sociedade de Arquitetos de Manchester:

"Eu gostaria que o arquiteto começasse a se envolver no que eu acredito que os americanos chamam Facilites Management, que fornece constante atenção à melhora da eficiência do prédio ... melhorando o ambiente interno ... e o mantendo em boas condições, (providenciando o serviço pós-venda, que geralmente é deficiente)."

Stephen Binder, que atuou na área de FM do Citibank, cita em seu livro "Strategic Corporate Facilities Management":

"Em 1982, meu colega Neville Lewis me perguntou sobre falar para uma "pequena" multidão no NEOCON (National Exposition of Contract Furniture) em Chicago. Minha atribuição era introduzir a nova profissão - o Facilities Manager."

Neste novo cenário, os primeiros esforços começaram a ser articulados no intuito de procurar uma melhor especialização dos profissionais de FM. Segundo informações do site da EuroFM (2), em 1983, o professor Franklin Becker introduziu o primeiro programa de bacharelado e Mestrado em Facilities Management na Universidade de Cornell, Ithaca - NY. Esforços na área acadêmica também foram empreendidos por Fred Bell, o então vice-presidente da Stellcase, um dos maiores fabricantes de mobiliários para escritório dos Estados Unidos, que procurou Dean Marvin de Vries, da GVSC's Seidman School of Business (3) para discutir um novo programa de ensino voltado para Facilities Management. Desta forma, a GVSC foi uma das pioneiras no programa de bacharelado para treinar novos Facilities Managers. Os fabricantes de mobiliário, boa parte deles localizados na parte ocidental de Michingan (mesmo local da faculdade), individualmente e por meio da BIFMA (4), encorajaram ativamente e deram suporte ao programa sob o pretexto de reconhecerem que a integração do gerenciamento com o ambiente de trabalho devidamente projetado e mobilhado é importante para a produtividade e satisfação dos trabalhadores.

Nas décadas de 80 e 90 ocorreu também um enorme crescimento na indústria de serviços. Uma das ramificações deste crescimento, o desenvolvimento de uma cultura de serviço nas organizações, teve impacto direto na indústria de gerenciamento de propriedades por meio do chamado Facilities Management como disciplina profissional. O crescimento rápido de contratações de serviços non-core e a importância de gerenciamento dos ativos imobiliários da empresa somente reforçou a importância estratégica deste setor dentro das empresas.

Um dos grandes marcos deste crescimento ocorreu no Reino Unido em 1991, quando a IBM terceirizou as suas operações de FM (antes executadas in house), como uma das ações para reduzir seu orçamento de operações em 30%.  Nesta movimentação, mais de 90 funcionários da IBM compraram a divisão de FM da IBM, criando assim a Procord, que em 1994 seria adquirida pela Johnson Controls. Esta ação seria um desbravador para os provedores de serviços de FM, quando poucas empresas forneciam pacotes de serviços. Era uma das primeiras vezes, fora da área de TI, que o termo FM estava sendo utilizado para serviços de suporte de gerenciamento de ativos e instalações (5).

O crescimento da indústria de FM no Reino Unido ocorreu em conjunto com outras empresas de outsourcing, quando grandes prestadores de serviços apareceram. As três maiores empresas do mercado de FM eram a Serco (fundada em 1987 com 8.000 funcionários), Drake and Scull (fundada em 1987 com 3.000 funcionários) e BET FM (fundada em 1989 com 300 funcionários). Em 1992, por exemplo, a Drake and Scull começou a prestar serviços de suporte para a BP e para a British Airways. Outras empresas de engenharia, limpeza e serviços de refeições se uniram no intuito de oferecem um pacote mais vasto de serviços. Seguindo o mesmo caminho, empresas na área de construção, afetadas pela recessão dos anos 90, criaram subsidiarias prestadoras de serviço de FM.

Nos anos 2000, a profissão de FM tem aparecido em muitas organizações. Preocupações com planos de continuidade de negócio, riscos de segurança, responsabilidade social corporativa e instabilidade financeira têm pressionado os gerentes de FM a serem mais eficientes nos seus espaços de trabalho. Contratos mundiais de FM se tornaram uma realidade, suportados pelo crescimento do uso de novas tecnologias de FM. Atualmente, profissionais da área de administração predial, conhecidos também por Facilites Managers, possuem o desafio de dar suporte à alta direção das empresas no processo decisório estratégico que impacta relevantemente o negócio no que tange as diferentes dimensões do uso do espaço.

A área de FM é a responsável direta pela funcionalidade do ambiente construído executando assim um papel-chave importante nas decisões da escolha da forma de ocupação desses ambientes. Apesar de possuir papel chave neste processo, ela interage com outras áreas na qual suas funcionalidades coincidem. Ao dizermos que por meio do uso do espaço, a área de FM deve garantir a integração de pessoas, local, processos e tecnologias, ela possui uma área de intersecção com outros departamentos da organização, tais como Recursos Humanos (gestão de pessoas), Qualidade (gestão de processos), Suprimentos e Jurídico (gestão de contratos) e TI (gestão de tecnologia), por exemplo. Dado a importância da área de FM, várias são as organizações que dão suporte aos profissionais da área. Dentre elas, podemos citar:

O Building Owners and Managers Association (BOMA), fundada em 1907, representa os proprietários e gerentes de todos os tipos de propriedades comerciais e sua missão é promover a indústria comercial imobiliária por meio do apoio, influência e conhecimento. É fonte de informação em gerenciamento e operação predial, desenvolvimento, aluguel, custos prediais, padrões de consumo de energia, códigos prediais locais e nacionais, legislação, estatísticas de ocupação, desenvolvimentos tecnológicos e outras tendências da indústria.

A APPA: Leadership in Educational Facilities (6), fundada desde 1914, com o nome de "Association of superintendents of Buildings and Grounds of Universities and Colleges", fornece suporte aos profissionais de facilities especificamente voltados para instalações da área de ensino.

A AFE, Association of Facilities Engineering, criada desde 1915, é uma das associações mais antigas que prepara e dá suporte aos profissionais de FM para que eles possam operar e manter suas instalações. Voltada inicialmente aos aspectos técnicos de operação fabril, ela reunia engenheiros mecânicos, mecânicos chefes e engenheiros chefes de várias fábricas. A função de engenheiro de fábrica, que posteriormente começou a ser chamada de Facilities Engineer, é tão antiga quanto a indústria propriamente dita. Atualmente, esta posição evoluiu para o chamado "Facilities Manager".

Em 1980, a Associação Nacional de Facility Management (NFMA) foi criada, proveniente da necessidade de independência do planejamento do mobiliário e do espaço de empresas comerciais, com o objetivo de potencializar o desenvolvimento do FM. A NFMA muito rapidamente se tornou na IFMA (International Facility Management Association). Atualmente, a IFMA possui 24.000 membros em 105 países.

A área de Facilities Management também se expandiu rapidamente no Brasil. A principal associação existente, a ABRAFAC - Associação Brasileira de Facilities - foi fundada em 2004 e tem por objetivo desenvolver o mercado, as organizações e os profissionais de Facilities, sejam eles agentes públicos, contratantes, consultores, administradores ou empresas prestadoras de serviços.

Francisco Abrantes, no seu recém-publicado livro, "Gerenciamento de Facilities e Properties", resgata parte da história do Facilites Management por meio de depoimentos de profissionais que participaram da estruturação do FM no Brasil. Na década de 90 não existiam profissionais especializados em Facilities Management e os responsáveis pela administração de serviços eram provenientes das mais diversas áreas de graduação e pertenciam a diferentes departamentos dentro das organizações, tais como RH, financeiro e jurídico por exemplo. De fato, até a expressão "Facilities Management" era pouco conhecida e os termos mais comuns associados eram "Serviços Gerais" ou ainda "Manutenção". Não existia uma gestão centralizada, e muitas vezes serviços similares eram contratados de forma individualizada pelos diferentes departamentos dentro de uma mesma organização. A terceirização das atividades non-core era parcial e as empresas contratadas entravam neste processo apenas com a mão de obra, sem expertise alguma, o que gerava riscos trabalhistas, problemas técnicos e falta de sinergia. A estrutura da operação até então era reflexo do período da ditadura militar no Brasil, findo em 85, que de certa forma isolou o Brasil das novas práticas de gestão adotadas em outros países. Com a nova constituição e eleição de 89, abriram-se muitas portas neste sentido. Por mais traumático que o governo Collor possa ter sido, a abertura do mercado brasileiro para o exterior foi um marco que não pode ser ignorado.

O desafio era divulgar o FM, tarefa que ia desde explicar o que era o FM, identificar quais áreas de conhecimento se adaptavam melhor às funções do novo setor (focada inicialmente nas áreas de engenharia e arquitetura), criar métricas de performance e desenvolver fornecedores aptos a atenderem os níveis de qualidade exigidos. Esse processo de transformação foi logo percebido pelas construtoras, que passaram a vincular a garantia dos imóveis à gestão de manutenção predial. No mesmo caminho, os proprietários dos imóveis acordaram para a necessidade de garantirem a integridade e valorização dos seus ativos para o mercado por meio de uma gestão especializada. Na sequência, grandes integradoras multinacionais passaram a oferecer soluções integradas de facilities, property management e Real Estate.

Em 1998, por influência de profissionais da área de FM, foi realizado o "1º Facility Management Summit", organizado pela empresa IIR Conference. O evento contou com a participação de 22 profissionais provenientes tanto de tomadores e prestadores de serviços. Adicionalmente, aa área acadêmica, em 2002, ocorreu a criação do primeiro MBA de Facilities pela extinta Universidade Gama Filho, sendo posteriormente criado, por iniciativa do professor Moacyr da Graça, o MBA em FM na USP. Mais recentemente foi criado o MBA em Gestão de Infraestrutura Predial e Industrial - Facilities Services, na Universidade Cândido Mendes - AVM, no Rio de Janeiro, processo liderado pelo professor Edison Sanromã.

Em 2011, em processo liderado por Fátima Sousa, com a intenção de promover a visibilidade das mulheres no mercado de FM, foi criado o grupo de Mulheres de Facilites. Atualmente este grupo possui abrangência nacional e é composto por 508 participantes. Iniciativas recentes promoveram a criação de grupos de disseminação de conhecimento na área de FM, dentre os quais podemos citar o "Ciclo do Conhecimento", "Café com Facilites" e "Meetup de profissionais em Gestão de Operações de Facilities".

Desta forma, este artigo enfatiza que a importância da profissão do Gerente de Facilities vai muito além da gestão das despesas operacionais. Pesquisas comprovam que a forma com a qual gerenciamos o espaço de trabalho impacta os índices de produtividade e absenteísmo, possuem efeitos físicos e psicológicos nas pessoas, impactam na qualidade de vida, afetam a saúde e bem-estar, influenciam no comportamento dos empregados, como também impacta no fluxo e na troca de informações entre pessoas.

Diante de tantos fatores, desenvolver um local de trabalho adequado que garanta a saúde física e psicológica dos trabalhadores e que sirva para propulsionar a produtividade é um grande desafio para as organizações atuais, frente à constante pressão por redução de custos. O local de trabalho, operando como sistema inspirador, de conforto ou ainda como potencializador da socialização entre pessoas se tornou ferramenta estratégica para alcance de um posicionamento diferenciado pelas organizações. Desejo assim sucesso a todos os amigos profissionais desta área na obtenção de tão nobres desafios.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS    

Margulis, S. T. e R. D. Vrancken (1986). "Facilities Management: An Introduction to a New Profession."

Price, I. (2003). The development of facility management.

Wiggins, J. M. (2014). Facilities Manager's Desk Reference.

Lord, A., S. Lunn, et al. (2002). Emergent behavior in a new market: facilities management in the UK. Proceedings of the 2002 Conference of the Manufacturing Complexity Network:"Tackling Industrial Complexity: The Ideas that Make a Difference." University of Cambridge.

Scott, C. R. (1971). Why Facilities Management. 

Binder, Stephen (1992). Strategic Corporate Facilities Management.

Abrantes, Francisco (2017). Gerenciamento de Facilities e Properties.

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1) Localizada em Londres, A BSA (Business Service Association), é uma organização de políticas e pesquisa. Ela reúne aqueles que estão interessados em oferecer projetos de serviços e infraestrutura eficientes, flexíveis e econômicos no setor público e privado.

2) EuroFM representa e serve de facilitador para o setor de Facilities Management europeu.

3) (Grand Valley State College's Seidman School of Business)

4) BIFMA (Business and Institutional Furniture Manufacture's Association)

5) Nesta entrevista, Leigh Carter fala com David Burnett e Ian Mills, duas das pessoas responsáveis pela movimentação da IBM para a Procord.

6) A sigla APPA era utilizada para representar a expressão Association of Physical Plant Administrators dos anos 60 aos anos 90. Atualmente a Associação é oficialmente reconhecida como APPA: Leadership in Educational Facilities.

Alex Ferreira Gonçalves, Me., PMP, ACP, CBCP

Mestre em administração, engenheiro eletricista e especialista em gestão de projetos e plano de continuidade de negócios. Já atuou na área de Facilities na General Electric e Esso Brasileira de Petróleo e atualmente é Gerente Regional da CBRE no Rio de Janeiro. Participa também do corpo de docentes do MBA de Facilites Management da AVM no Rio de Janeiro. alex_goncalvesbr@hotmail.com

COMENTÁRIOS de usuários do site


Felipe Castro - Postou em 24/01/2018
Rio de Janeiro - RJ | felipecastrofernandes@id.uff.br

Excelente artigo, muito completo sobre essa 'nova' carreira. Acredito que muitos são os desafios para o profissional de FM, principalmente em um mercado de trabalho em constante mudança e desenvolvimento tecnológico, preocupação com o meio ambiente, sem perder de vista o custo benefício das atividades e ativos no curto e longo prazo. De fato FM é desafiador !



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