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Portal Revista Infra - domingo, março 26, 2017
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De cara nova para os Jogos Rio 2016
A transformação do Centro de Eventos do CEMHS para receber a Casa Temática da República Tcheca

Por Mônica Laplace

 

As cadeiras de perfil corporativo foram guardadas; os auditórios transformados; as listas de presença e os coffee breaks adiados. Durante 30 dias, ao longo do último mês de agosto, o MHS Eventos, localizado dentro do Centro Empresarial Mário Henrique Simonsen (CEMHS), na Barra da Tijuca, abriu espaço para receber a Casa da República Tcheca durante os Jogos Olímpicos Rio 2016. Os salões – antes decorados de forma discreta para receber pequenos e grandes grupos de trabalho – ganharam decoração temática alusiva ao Atletismo e um colorido especial em azul, vermelho e branco, as cores da bandeira nacional da República Tcheca.

Foram quase dois anos de negociações desde a primeira visita de um representante estrangeiro ao MHS Eventos. Por vários meses, a equipe gestora do espaço teve a oportunidade de conhecer o modo de trabalho de um cliente que privilegia o conforto e a agilidade dos serviços. Que prefere a praticidade de uma operação enxuta aos itens de luxo e requinte. Um cliente que cobra o bom andamento das atividades e se mostra correto em suas posturas como tomador de serviços.

A sintonia alcançada depois de dezenas de encontros presenciais, contatos telefônicos e por e-mail garantiu a realização de um evento bem-sucedido, repleto de todos os ingredientes já conhecidos de quem lida com grandes eventos: muito planejamento, organização, bons profissionais envolvidos, serviços eficientes e até os imprevistos, sempre presentes de alguma forma desafiando a capacidade de improvisação dos envolvidos.

Como tudo começou

Em 2014, a Global Meeting – empresa gestora do MHS Eventos – foi recomendada por um profissional do ramo de eventos do Rio de Janeiro para um primeiro contato com uma representante do Comitê da República Tcheca no Brasil. “Foram muitos encontros e visitas técnicas em várias fases da negociação. Este cliente estudou profundamente todas as possibilidades de utilização dos nossos 800 m2 de área climatizada; o ambiente externo na área do empreendimento, a localização estratégica – perto das instalações olímpicas – e de que forma esse espaço seria melhor aproveitado”, diz Paula Varella, uma das sócias da Global Meeting.


Salão de entrada com decoração temática alusiva ao atletismo

O MHS Eventos que fica dentro do CEMHS é um empreendimento triplamente certificado pelas boas práticas em gestão, meio ambiente, saúde e segurança no trabalho. Certamente essa qualificação pesou na escolha dos clientes estrangeiros, afinal alguns países estão habituados a processos limpos, enxutos e eficientes. Essa identificação não demorou a aparecer com demonstrações de pleno interesse no espaço e consequentemente novas visitas, inclusive de equipes técnicas. Com o passar dos meses a expectativa em relação ao evento do século no Brasil só aumentava. Novas solicitações técnicas relativas ao uso de internet, cabeamento para estúdio de TV e medições dos salões aconteciam com frequência, com atendimento em inglês. Trabalhar em um evento do porte de uma Olimpíada desafiou a equipe do MHS Eventos inclusive nisso. Toda a comunicação com os tchecos, envolvendo negociações e pedidos formais, por e-mail e mensagens de texto, foi feita na língua inglesa. Propostas e contratos também. Passou no teste a capacidade dos gestores de atender o cliente em uma língua estrangeira, inclusive intermediando o contato desse cliente com a equipe residente.

Comunicação interna para entrar no clima

Paralelamente ao andamento dos últimos ajustes para chegada da delegação tcheca, a equipe do MHS Eventos percebeu a necessidade de envolver todo o empreendimento no espírito olímpico. Foi dada a largada, então, para o envio – por e-mail – de uma série de comunicados internos informando ao condômino sobre o que estava por vir. Primeiro sobre o fato de o empreendimento receber uma Casa Temática e, em seguida, dicas sobre o turismo no País além de curiosidades e informações relevantes sobre os esportes na República Tcheca. Essa prática também foi adotada para envolver e informar as equipes de trabalho do CEMHS.


Espaço com cadeiras de praia para visitantes acompanhassem os eventos olímpicos

“Quando a Olimpíada começou os condôminos sabiam de tudo o que aconteceria nas dependências do condomínio. Usamos uma comunicação transparente para aproximar o nosso primeiro cliente de todo o clima proporcionado pelos Jogos. O mesmo foi feito com os colaboradores. No fim do processo, muitos já conheciam inclusive algumas palavras no idioma tcheco, usavam pins cedidos pelo Comitê estrangeiro e se mostravam absolutamente envolvidos nesse desafio para que tudo funcionasse como esperado”, diz Mônica Laplace, Assessora de Relações Institucionais do CEMHS.


Área VIP destinada a reuniões dos integrantes da República Tcheca

Contando com ampla participação de todos, os Jogos começaram e transcorreram em clima de alegria e descontração na Casa da República Tcheca. Dentro da proposta de dar visibilidade ao País, o Comitê se esforçou para promover pequenas gincanas com a oferta de brindes e sorteios de ingressos para as competições, ações que tornaram o espaço ainda mais atrativo para os cariocas e visitantes de todas as partes do Brasil. O espaço chegou a receber cerca de 1.500 pessoas na data da abertura, fluxo que foi diluído nos dias posteriores, com movimento constante até o último dia de evento.

“Para o condomínio, foi um momento especial. Participar de um evento olímpico é algo único e entrar no mapa das Casas Temáticas de fato foi uma experiência desafiadora. Montamos estratégias de trabalho com reforço nas áreas de segurança, limpeza e manutenção para garantir que tudo fluísse sem sobressaltos e foi o que aconteceu. O evento foi um sucesso”, conta Alexandre Roxo, CEO da RV Gestão, superintendente do CEMHS.

Durante os Jogos Olímpicos Rio 2016 a Casa Temática da República Tcheca recebeu a visita do presidente Miloš Zeman da República Tcheca por duas vezes: a primeira no dia 4 de agosto, para a abertura oficial da Casa. Depois, em uma visita mais informal, como um momento de lazer com sua esposa. Nas duas ocasiões foram respeitados os protocolos presidenciais de cerimonial e segurança, exigidos nessas ocasiões.

Decoração inspirada no Atletismo presta homenagem a Emil Zátopek


Emil Zátopek medalha de ouro nos Jogos Olímpicos de Helsinque (1952)

Poucos dias antes do início dos Jogos as equipes gestoras do MHS Eventos e do CEMHS acompanharam uma verdadeira invasão de materiais e a chegada de um grande staff que ficaria responsável pela montagem da Casa Temática da República Tcheca. A movimentação era esperada e por isso não houve interferência relevante no funcionamento normal do condomínio. Em poucas horas toneladas de equipamentos foram descarregadas de contêineres e, aos poucos, começava uma grande transformação do espaço.

As instalações da Casa ocuparam três grandes salões climatizados, num total de 800 m2. No salão de entrada foi montada a parte de recepção e convivência de atletas, dirigentes e visitantes com decoração temática alusiva ao Atletismo em homenagem ao atleta Emil Zátopek, corredor tcheco que foi medalha de ouro nos Jogos Olímpicos de Helsinque (1952) as provas de 5.000 metros, 10.000 metros e na Maratona. Ele foi único atleta a realizar este feito na história dos Jogos.

Neste espaço, um grande tapete em forma de pista de Atletismo foi instalado no chão e replicado para o alto das paredes. Do teto, saíam esculturas mecânicas de pernas em movimento, feitas pelo artista tcheco David Černý, com grande impacto visual sobre os visitantes. No mesmo salão ficou montado o balcão da cerveja Pilsner Urquell, patrocinadora esportiva na República Tcheca, e onde também eram servidos petiscos e pratos típicos do país.

No salão ao lado, foi montado um espaço com telões e diversas telas de TV para que todos acompanhem a movimentação dos torneios ao vivo. Nesse espaço, foram colocadas cadeiras em madeira e tecido, semelhantes a cadeiras de praia. A decoração foi feita com painéis informativos com dicas de turismo e informações sobre personalidades da história tcheca. O terceiro salão foi utilizado como área VIP, destinada a reuniões e jantares reservados para dirigentes, apoiadores e patrocinadores dos atletas.

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