Competências e valores para FM

Uma conversa franca com Stephen Morris, Líder Global da RICS para o setor, traz dicas valiosas para os profissionais do mercado

Notícia publicada em 7 de janeiro de 2019

A palavra "competência" está ligada à qualidade de quem é capaz de analisar e resolver determinado assunto ou realizar determinada tarefa. Na prática, a competência diz respeito à aptidão, à habilidade e à capacidade de resolver problemas e pressupõe uma ação que agrega valor aos profissionais diante de novas situações. Outro significado atribuído à "competência" diz respeito à aptidão profissional que as empresas desejam em seus colaboradores. Esse tipo de atributo é voltado para o atendimento das necessidades empresariais, especialmente as de caráter urgente e imediato. Em geral, quem apresenta essas competências consegue emprego com mais rapidez e facilidade.

Para conversar sobre o tema dentro do contexto do FM, a INFRA convidou Stephen Morris, Líder Global do setor de FM da Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS) para destacar a importância das competências que os profissionais de FM devem possuir.

Morris trabalhou no setor de Gestão de Propriedades e Facilidades por aproximadamente duas décadas e em cargos que proporcionaram ao executivo uma experiência 360º com clientes, agentes administrativos e organizações prestadoras de serviços. Ele passou um tempo em mercados de FM do Reino Unido e outros países, inclusive muitos anos estabelecido no Oriente Médio. Segundo ele, essa longa experiência gerou uma compreensão clara de como o FM deve ser equilibrado em suas entregas, seus objetivos e, acima de tudo, nos resultados que os usuários finais vivenciarão, que devem ser baseados no valor da qualidade do serviço e não simplesmente em custos.

Acima de tudo, o FM, independentemente da forma com que está organizado, deve estar alinhado aos objetivos da organização. Acompanhe a seguir os principais trechos da entrevista.

Quais são seus principais desafios dentro da FM da RICS?

A RICS é um órgão profissional que vem definindo e impondo padrões há 150 anos. Atuamos como uma entidade externa para a proteção do público e dos profissionais no ambiente construído. O maior desafio enfrentado pelo setor de FM é a falta de reconhecimento. Como entidade externa, a RICS consegue reunir associações e organizações para construir uma compreensão global sobre o que é FM. Queremos mostrar os benefícios de se levar o setor de FM para uma das cadeiras do conselho administrativo da RICS - destacando a produtividade adicional que poderia ser obtida se a FM se tornasse parte do processo de tomada de decisão. Essa abordagem começou há alguns anos com nosso acordo de colaboração com a International Facility Management Association (IFMA) e agora estamos começando a ver os resultados do sucesso dessa colaboração.

O FM está em contato com todos os pontos de nossas vidas ou atividades profissionais, de uma forma ou outra. Ele tem impacto na forma como conduzimos nossas vidas diariamente e foca em garantir que haja o mínimo possível de interrupções. Embora uma grande parte disso seja fornecida pelo FM, ele também envolve muitas pessoas que ainda não perceberam que estão gerando FM.

Levando em conta que o FM precisa de 11 competências, de acordo com a IFMA, quais são os principais desafios a serem enfrentados?

O FM tem, provavelmente, uma das listas mais longas de competências no escopo de trabalho dentro de suas responsabilidades, dentre qualquer outro setor e atividade. Definir isso levando em conta as 11 competências centrais da IFMA listadas abaixo como tópicos individuais é compreensível para descrições, mas devemos entender que o FM precisa ser considerada como algo holístico em suas atividades, com aspectos estratégicos, de gestão tática e entrega operacional. Implementar apenas um ou dois desses elementos é um risco, e o desafio da colaboração IFMA-RICS é fazer com que os executivos enxerguem o valor de dar à FM um lugar no conselho de administração. O FM gera mais valor quando implementado como uma consideração central desde o estágio de design do conceito de qualquer projeto de ambiente construído, para fornecer os melhores resultados e retornos de investimentos ao longo de todo o período do ciclo de vida. Nenhuma função pode ser independente. Nenhuma competência pode ser independente, e sobre elas, eu destacaria o seguinte:

Comunicação: quando tudo está indo bem, normalmente nos mantemos em silêncio, e só nos pronunciamos quando algo está fora de lugar ou deixa de funcionar, ou seja, quase sempre pelos motivos errados. O objetivo do FM é permitir que as pessoas consigam trabalhar e viver sem interrupções ou distúrbios. Quando tudo flui suavemente, há silêncio. Por isso, o FM tem a responsabilidade de se comunicar de maneira eficaz com seus stakeholders de forma rápida e precisa quando houver alguma interrupção ou distúrbio não planejados.

Os gerentes também precisam se comunicar quando houver uma interrupção planejada, e isso é ainda mais crítico quando a interrupção está presente. Eles devem continuar a comunicação até que as situações adversas tenham sido corrigidas e o serviço normal seja retomado. A resposta é, em geral, surpreendente, gratificante e mantém as relações com os stakeholders, que são muito valiosas.

- Preparação para emergências e continuidade dos negócios: situações de emergência normalmente são descritas como difíceis de se prever, mas o papel do FM não é o de prever as emergências, mas sim, preparar-se para esses eventos. Isso inclui estar pronto para implementar opções e contingências preestabelecidas para minimizar as interrupções e distúrbios, obter o melhor nível de continuidade dos negócios e a recuperação o quanto antes, pelo menor tempo possível, até que uma solução permanente seja fornecida.

Mas é preciso considerar que o FM e seus prestadores de serviço podem ter recursos limitados para o planejamento de emergências. Por isso, é necessário priorizar ativos críticos enquanto avalia-se os planos e aloca-se uma classificação de prioridade entre cada um dos ativos, o que pode determinar o nível de serviço atribuído quando ocorrem os problemas. No caso de grandes emergências, geralmente o incidente é retirado das mãos da FM e tratado pelos serviços locais de emergência. Porém, o FM ainda exerce uma função, pois é ele quem conhece o ativo, e tem as informações e os dados disponíveis sobre eles. Assim, a capacidade de comunicá-los para às agências externas também é fundamental.

Normalmente, o orçamento para o FM é baixo, com contratos concedidos ao menor preço, mesmo as diretorias sabendo que quando a gestão de FM não recebe o financiamento adequado para operar de acordo com os padrões RICS, por exemplo, aumenta-se o risco de interrupções de serviço.

- Gestão ambiental e sustentabilidade: o FM desempenha um papel importante na sustentabilidade, e os gerentes devem ter como objetivo colocar-se na dianteira para destacar o valor de uma gestão ambiental sustentável, desde a concepção até a entrega, fundamentalmente, ao longo da gestão do ciclo de vida dos ativos. Os níveis tático e operacional fornecem as melhores recompensas por uma perspectiva sustentável, tanto econômica quanto ambientalmente.

A gestão de resíduos pode não ter impacto sobre a manutenção dos ativos, mas os ativos que são bem administrados têm um impacto de longo prazo sobre a quantidade de resíduos produzidos. Os ativos adequadamente mantidos evitam a substituição precoce, gerando grande impacto sobre fatores de sustentabilidade.

A sustentabilidade não é simplesmente uma questão ambiental, ela avalia a viabilidade dessa instalação quanto a preocupação com o esgotamento de recursos naturais e financeiros. Assim, a FM deve avaliar a sustentabilidade em relação ao que eles fazem, como entregam e a que custo. Da mesma forma, os usuários finais e clientes precisam fazer sua parte para permitir operações sustentáveis que, normalmente, não são entregues pelo preço mais baixo do custo de serviço.

- Finanças e empresas: neste ano, a RICS lançou uma declaração profissional sobre a aquisição de serviços de FM para o mercado do Reino Unido, e agora a declaração está em processo de globalização. Se aqueles que adquirem serviços de FM e aqueles que os fornecem adotassem a declaração da RICS como um padrão (adequados a cada região, país), veríamos um nível muito melhor de consistência e uma oportunidade para fornecer uma qualidade de serviço que permite que as empresas funcionem com o mínimo possível de interrupções e distúrbios. Ao mesmo tempo, a declaração estipula soluções para o desafio de equilibrar orçamento, receita e lucro.

- Fatores humanos: a FM é sobre pessoas, e das interações entre ambientes e indivíduos. É nossa função promover o bem-estar dos indivíduos que trabalham dentro do ambiente que administramos.

Bem-estar e estresse estão ligados. O FM não pode ter a responsabilidade de garantir o bem-estar de um funcionário, mas sua atividade tem impacto nas pessoas enquanto estão em seu local de trabalho, o que corresponde a uma grande parte do dia e é quando a pessoa, normalmente, vivencia seus maiores níveis de estresse.

Até que a FM esteja totalmente mobilizada desde os estágios de conceito e projeto, sua capacidade de influenciar o bem-estar estará restrita. A qualidade do serviço e a forma de entrega diligente são fatores pelos quais podemos nos responsabilizar, garantindo o fornecimento do mais alto padrão profissional e ético para permitir que as pessoas alcancem seus objetivos.

- Liderança e estratégia: os gerentes de FM devem apresentar liderança ao longo de nossas equipes e prestadores de serviço terceirizados. A gestão não deve ter apenas um papel de liderança no futuro de ambientes naturais e construídos, mas, como indivíduos, devemos ser bons líderes com métodos que promovam... Continuar lendo...